¿Qué es un sistema Workflow?

Podemos definirlo como un sistema informático que organiza, gestiona y controla las tareas necesarias para completar el proceso de negocio sin necesidad de estar pendiente de reclamar las tareas, sin miedo a que se extravié información o que el proceso se quede atascado en un punto sin retorno.

Para entender bien el concepto, es el flujo de tareas y documentos que se mueven alrededor de un proceso de negocio. El objetivo es que este flujo llegue a todos los implicados en el proceso, de manera que se agiliza el proceso a la vez que todos saben en qué punto está y cuáles son sus respectivas tareas.

Trabajar basándonos en un sistema Workflow nos permite definir y controlar varias tareas asociadas al mismo proceso o a diferentes procesos, además, la ventaja de muchos de estos sistemas es que permiten medir y analizar la ejecución y resultados del proceso de trabajo, así podemos ir mejorando continuamente y encontrar los puntos críticos de nuestro proceso de manera que nos permita tomar decisiones de mejora rápidamente con datos reales.

¿Cómo escoger el Sistema Workflow que mejor se adapte a mi casuística como empresa?

Existen una serie de criterios en los que nos basaremos a la hora de seleccionar entre la gran oferta de sistemas y sacar el mejor partido en función de nuestras necesidades:

• Escalabilidad en los flujos: los flujos de trabajo en una empresa están en continuo cambio y ampliación, por eso es necesario tener claro que el sistema de workflow debe permitir ir ampliando la complejidad de los flujos de trabajo a medida que estos vayan aumentando y creciendo, todo esto sin penalizar la velocidad del sistema.
• Gestión Automantenible: las empresas deben disponer de un sistema que les permita tener la autonomía suficiente para poder realizar cambios o ampliaciones con una mínima formación por parte de la empresa implantadora del sistema workflow.
• Sistema testeado por grandes Empresas: analizar que empresas están utilizando el mismo sistema Workflow para conocer con más detalle la potencia de la herramienta así como su escalabilidad y las mejores prácticas del implantador.

Integración con sistemas internos de la empresa ( ERP, CRM, …)

Otro punto a favor es que podemos integrarlos con otros softwares que se empleen en la empresa, como  sistemas contables (ERP), sistemas comerciales (CRM), Bases de Datos, etc .. y de esta forma automatizar y gestionar todos los procesos corporativos en todo su ciclo de vida.

Existen compañías especializadas en automatizar y mejorar procesos de negocio integrando soluciones basadas en esta tecnología, garantizando la correcta ejecución de cualquier proyecto, como es el caso de TBS.

Su importancia como vemos en el proceso de trabajo de las empresas lo convierte en una herramienta básica de la agilización que incrementa la eficiencia de las tareas qu forman parte de los procesos administrativos, financieros y comerciales. Que consigue aumentar la rentabilidad de la empresa convirtiéndose en una empresa con un alto control en sus procesos y con procesos de negocio mucho más eficientes.

Beneficios que aporta el Workflow

La implantación de un sistema de Workflow puede aportar numerosos beneficios a tu organización:

• Optimizar la circulación interna de información.
• Ahorro de tiempo y mejora de la productividad
  
• Priorización de trabajos o tareas de carácter urgente
• Mejora del control de procesos internos
  
• Mayor seguridad del proceso de la gestión de salida (output management)
• Mejor atención y servicio al cliente
• Mecanismos de medición de resultados y continua mejora de los procesos
• Integración de los procesos empresariales
• Localización y resolución de incidencias mediante análisis de problemas
• Costes de procesamiento más bajos gracias a una mayor eficiencia de los recursos.

El Workflow puede ayudar a los diferentes departamentos de una empresa a lograr los cambios organizativos necesarios para trabajar eficazmente hoy en día y evolucionar a una estructura organizacional más clara con mayor orientación al equipo y controlando paso a paso la situación de sus procesos de negocio.