Si se diseñara con detalle el análisis y descripción del puesto de trabajo (ADPT) de un Director Financiero, se podría comprobar cómo en su día a día desarrolla un gran número de actividades. Entre todas ellas, existen una gran mayoría que se realizan de forma manual consumiendo grandes cantidades de tiempo y recursos.
En este sentido, uno de los procesos que más costes aportan a las tareas propias de un proceso manual basado en el papel es el proceso de gestión de los pagos a proveedores. Así, en este proceso existen tareas que no aportan ningún valor a la empresa y que, mediante la tecnología, pueden reducirse e incluso llegar a eliminarse. Estas acciones pueden agruparse de la siguiente manera:
– Tareas de recepción y manipulación de las facturas recibidas
– Gestión de validación y aprobación de cada una de las facturas recibidas.
– Contabilización manual . Entrada de los datos de cada una de las facturas recibidas en el sistema contable (ERP).
– Planificación de los pagos previstos y gestión de los pagos retrasados.
Además, el hecho de realizar todas estas tareas de forma manual no solo incrementa el tiempo y los recursos necesarios para realizarlas, sino que además aumenta de forma considerable las probabilidades de cometer errores, pudiendo perjudicar con ello no sólo la imagen de la empresa cara a sus proveedores sino que estos errores manuales pueden provocar también perdidas económicas para la empresa.
Para contrarrestar estos inconvenientes, las empresas tienen a su alcance herramientas tecnológicas que permiten mejorar este proceso financiero, permitiendo automatizar estas actividades aumentando la eficiencia del proceso y como resultado, la rentabilidad de sus empresas.
Ventajas de la automatización de los procesos de facturas de proveedores
Automatizar procesos empresariales con el uso de software aporta una serie de ventajas. En el caso concreto de la automatización de los procesos de cuentas a pagar, las principales ventajas para las empresas son las siguientes:
– Se mejora la gestión documental, fomentando la creación de una oficina sin papeles (soluciones paperless).
– Se reduce la probabilidad de perder facturas.
– Se mejora notablemente los controles internos de las facturas a pagar, evitando los pagos duplicados.
– También se evita el retraso en los pagos, lo que en un momento dado puede llegar a evitar sanciones a la empresa.
– Facilita en gran medida la gestión y planificación de presupuestos, mejorando el flujo de dinero en caja.
– Aumenta la rapidez en el procesamiento de las facturas.
– Reducción del tiempo que se dedica a este proceso, tiempo que puede ser empleado en otras actividades que supongan un mayor valor añadido a la empresa.
– Facilita el cumplimiento de la normativa. Este punto es especialmente importante cuando se gestionan facturas de proveedores de distintos países.
– Se favorece la integración con el resto de procesos de la compañía.
– También permite que se pueda mejorar el control de las facturas recibidas en cuanto a su coincidencia con los pedidos realizados y los bienes o servicios recibidos.
– Cuando se automatizan procesos, la información generada es más fácil de compartir con todos los perfiles de la empresa que puedan necesitarla.
– Se mejora la trazabilidad de las facturas.
Todas estas ventajas dejan claro que el uso de herramientas TIC que favorezcan la automatización de la gestión de las facturas de proveedores es una inversión cuya amortización se consigue de una forma fácil y en poco tiempo.
