El ciclo de vida completo de un proceso financiero basado en el papel y en las tareas manuales como es el proceso de Facturas de Proveedores, requiere de mucho tiempo y recursos para que sea un proceso que esté al tanto de las obligaciones fiscales y tributarias. Para cualquier empresa, la correcta gestión es uno de los principales aspectos que debe llevar al día. Aunque el desarrollo de la actividad es el principal foco de atención en cualquier compañía, no se deben descuidar la gestión eficiente de estos procesos financieros ni de la actividad habitual del departamento de administración de la empresa.
Además, hoy en día, cuando todos los procesos de gestión se hacen de manera electrónica e incluso las relaciones con las Administraciones Públicas requieren el registro electrónico, se avecina como una tarea obligatoria para todas las empresas la mejora y automatización de su proceso de facturas de proveedores para dar los primeros pasos hacia procesos financieros más eficientes y rentables . Esta necesaria automatización requiere contar con un software que facilite esta labor y en el que se pueda tener toda la información administrativa/contable de la organización verificada, centralizada, y contabilizada de forma automática en sus sistemas contables (ERP).
¿Qué debe ofrecer un software de automatización de factura de proveedores?
En el mercado, actualmente existen algunas soluciones para la automatización de facturas recibidas y la gestión electrónica de la información. A la hora de buscar un software adecuado a las necesidades de la organización es necesario prestar atención a los aspectos más importante para hacer la correcta elección.
Información en la nube
La posibilidad de trabajar en modo cloud con toda la información de la organización es un aspecto a tener en cuenta, ya que es posible tener acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar y dispositivo.
Además esta modalidad pone a disposición de las empresas las tarifas de pago por uso lo que supone no tener que realizar grandes inversiones en la compra de licencias ni hardware, por lo que estos proyectos de automatización y mejora están al alcance de cualquier organización.
Es también importante verificar en que sistema cloud estará su información y que garantías de seguridad ofrece.
Compatibilidad con su sistema contable (ERP)
Toda compañía dispone de su propio sistema contable (ERP) el cual es un eje importante en el proceso de Facturas de Proveedores ya que es el destino final de imputación de todas las facturas entrantes.
Por lo tanto, es imprescindible que esta solución de automatización del proceso financiero garantice la plena integración con su sistema financiero tanto de la entrada contable de estas facturas recibidas como la información necesaria para la validación de la información antes de su contabilización.
Solución homologada por la AEAT para eliminar las facturas en papel y dotar de legalidad las facturas recibidas en pdf.
La posibilidad de no tener que manejar ni generar nueva documentación en formato papel y gestionarlo todo de forma electrónica es fundamental para que este tipo de software de facturas pueda suponer una verdadera oportunidad para la empresa.
Realizar la automatización de las facturas facilita que el proceso de transformación digital de la organización tenga lugar de forma mucho más natural y progresiva. Un software que reúne estas características descritas es el proporcionado por la empresa Diggics. Son expertos en la automatización y mejora de procesos financieros y cubren las necesidades de las empresas a la hora de abordar una transformación digital.
Disponen del software DiggiHub, que cumple 100% con todos los requisitos señalados para un software de automatización de facturas de proveedores. Sin lugar a dudas, no es posible para una empresa entrar en la era digital si no ha realizado una labor de transformación en su forma de trabajar y llevar la gestión, lo que implica hacer uso de documentación y procesos de gestión electrónica.
