Según estudios publicados, en 2020 el 80% del trabajo se realizará fuera de la oficina. 

Es un hecho que las oficinas paperless son el futuro, así ha llegado el momento de empezar a digitalizarse.

Conectarse tras la reunión, remitir la oferta comercial a tu cliente  y recibirla firmada minutos después de haber hablado telefónicamente con él, recibir la orden de pedido o contrato debidamente firmado justo segundos después y sin necesidad de intervenir en ningún tipo de acción manual por tú parte,… son algunas de las tareas que se pueden realizar a través de las soluciones de movilidad cloud paperless. Según estudios publicados, en 2020 el 80% del trabajo se realizará fuera de la oficina.

Diversos estudios aseguran que aquellos que trabajan más de ocho horas al día son menos productivos que los que tienen jornadas laborales más reducidas, pero para poder disponer de una flexibilidad laboral se hace necesario recurrir a tecnologías que lo permitan.

Es imprescindible que la empresa se adapte al nuevo modo de trabajar y que esa “libertad” horaria se traduzca también en una “libertad” para poder gestionar el trabajo desde cualquier lugar y  cualquier dispositivo, y es aquí donde cobra importancia el término Oficina PAPERLESS.

Ventajas de ser PAPERLESS

• Empleados más eficaces, que pueden trabajar desde cualquier lugar.
• La oficina “paperless” es más segura. Los documentos contienen datos privados que pueden quedar expuestos a cualquiera, algo que no ocurre con la gestión digital.
• Permite el acceso controlado desde cualquier lugar a la información. La búsqueda de un archivo electrónico es mucho más rápida y puede realizarse de forma remota.
• Automatizar las gestiones administrativas y minimizar los errores supone un plus de eficiencia.
• Reducción de consumibles (toner, fotocopias, etc).
• Se reducen los productos de desecho (papel y consumibles).

Para dar el paso y convertirnos en una oficina paperless de verdad, lo que realmente va a ayudarnos es creernos que es posible llegar a este objetivo y que la tecnología está para ayudarnos a cumplirlo:

–  No dejar que entre ni un sólo papel en tu empresa: Parece una tarea difícil pero no imposible. Se trata en re-educar a los que rodean a la empresa (proveedores, clientes, colaboradores …) para que aprovechen las posibilidades que ofrece sus sistemas internos ( ERP, CRM, .. ) para generar documentos directamente en formato digital ( pdf, xml,..).

–  Automatizar el proceso de entrada de documentos: Ya hemos re-educado a nuestros proveedores, clientes, colaboradores …. y ahora necesitaremos disponer de la tecnología capaz de capturar toda esa información e iniciar los proceso de negocio correspondientes en cada caso.

Por ejemplo, recibir las facturas de los proveedores en pdf ,  dotarlas de legalidad como factura original mediante nuestro conector TBS AGORA pdf/mail,  extraer los metadatos ubicados en cada factura,  pasar todos los datos extraídos junto con la imagen a un proceso de aprobación/revisión para posteriormente contabilizarla de forma totalmente automática en el ERP, hace de un proceso que inicialmente suponía para la empresa un enorme gasto en tiempo y recursos pueda transformarse rápidamente en un proceso totalmente automatizado basado en la metodología paperless.

–  Generar automáticamente documentos internos digitales y obtener su firma de forma legal e inmediata: Ahora toca el momento de los documentos internos (ofertas comerciales, ordenes de pedido, contratos, Mandatos SEPA ) cualquier tipo de documento que requiera ser firmado por un usuario externo a la empresa ( cliente, proveedor, colaborador ) y que son generados desde los diferentes departamentos de la empresa.

Disponer de un sistema como TBS AGORA CLOUD capaz de crear de forma automática y hasta en movilidad, un documento, por ejemplo un contrato/orden de pedido que debe ser firmado por el cliente, y que este pueda ser firmado por el cliente en el mismo momento en el que el comercial lo está creando en su tablet, hace que un proceso manual ineficiente basado en el papel se convierta en un proceso eficiente paperless, legal e inmediato.

– Una solución especializada para cada proceso de negocio: Hoy en día existen soluciones tecnológicas específicas para cada negocio, que permiten a las empresas ser más operativas y disminuir el uso de papel. Es el caso, por ejemplo, la solución de negocio creada por TBS bajo el paraguas del portal de negocio TBS Agora, dirigido principalmente al equipo comercial y que permite reducir el tiempo que invierten los comerciales en acciones que no aportan valor a su trabajo diario, como es imprimir, enviar el documento o hacer de mensajero, gestionar el seguimiento de la recepción del documento firmado….etc.

No lo dudes e infórmate sobre TBS Agora.