Las sociedades y las tecnologías están cambiando a una velocidad nunca antes vista, hasta el punto de que hablar de ello se ha convertido incluso en un tema muy común. Pero la revolución digital no es una mera moda, sino que determina las condiciones económicas, sociales y técnicas en las que los agentes del mercado van a desarrollar su actuación durante el siglo vigente. En un contexto globalizado y de altísima competitividad, es fácil trazar una primera y decisiva criba entre unas empresas y otras: a un lado quedan las que saben adaptarse a las nuevas y cambiantes circunstancias, y al otro lado las que no.
Optimizar la gestión
En el mundo de las empresas, la competitividad suele depender del modo en que se optimicen los recursos. Y ya tiene poco sentido seguir realizando los procesos administrativos de manera tradicional. Las soluciones paperless cloud, por ejemplo, automatizan las gestiones de modo que aumenten las garantías mientras se ahorra tiempo y dinero. Encontrar el software adecuado para organizar los negocios debe ser tarea indispensable.
En concreto, la automatización del proceso de facturas de proveedores puede suponer una reducción del 80 % de los recursos y el tiempo utilizados, eliminando el archivado y el porcentaje de errores manuales que suelen producirse. Otra ventaja clave es la posibilidad de controlar gráficamente y en tiempo real los procesos. El seguimiento visual de los flujos lo hace más cómodo y rápido, además de permitir una mayor capacidad de intervención sobre cualquier ámbito, pues el gestor cuenta con más información en la toma de decisiones. Los potenciales errores se localizan con mayor agilidad y se pueden consultar las facturas y demás documentos con un solo click. Otras ventajas tienen que ver con la centralización de todos los documentos, así como con la opción de permitir el acceso simultáneo a ellos a los encargados y también a quienes puedan necesitar los datos para el día a día de la empresa.
Nueva normativa
El 2 de diciembre de 2016, el Consejo de Ministros aprobó el Suministro Inmediato de Información (SII), una reforma que obligará a las empresas con una facturación mayor de 6 millones de euros a declarar el IVA de las facturas recibidas y emitidas en un plazo de 4 días. Se calcula que afectará a alrededor de 62 000 contribuyentes, que intervienen en el 80 % de la facturación total de sujetos pasivos en el IVA. Para el resto de empresas, es recomendable, igualmente, que comiencen a actualizar sus métodos en cuanto a las facturas, pues ahorrarán tiempo y dinero mientras que se adelantan a las exigencias que seguramente les llegarán en el futuro. ¿Como adaptarse al SII? Las empresas precisarán de un gestor de proceso paperless corporativo para poder prepararse para este nuevo requisito.
