Da igual si tu empresa es grande o pequeña, es importante tener organizado el departamento contable para tener una visión real de la situación financiera y tomar buenas decisiones.
En todos los departamentos es importante tener un control y seguimiento de los documentos que se reciben, pero en el caso del departamento contable las tareas se multiplican cada vez que reciben una factura; confirmar que este proveedor es nuestro, que los datos, los importes y los vencimientos son correctos; pasar la factura de un sitio a otro para que las personas encargadas confirmen que la factura es correcta y cuándo se tienen que pagar. Es un proceso que a veces puede ser muy largo y pueden darse muchos escenarios como, por ejemplo, que la factura acabe perdida, que se quede encima de una mesa, que la tengamos duplicada, etc. ¡Y esto solo con una factura! ¡Multiplica este proceso por 100 o 200!
Del mismo modo, es importante seguir y controlar el proceso de las facturas para detectar si existe alguna incidencia. El hecho de no realizar este seguimiento podría afectar entre otras cosas, a la presentación del IVA ya que una factura no contabilizada significa un IVA que no te puedes desgravar.
En este post, os queremos hablar del proceso a seguir para automatizar las facturas de proveedores y las ventajas que proporciona este sistema de trabajo:
- Recibimos la factura en papel o formato PDF. Si los proveedores os envían las facturas en PDF muchísimo mejor ya que estaremos hablando de un proceso paperless, sin necesidad de utilizar papel y contribuyendo a los buenos hábitos ambientales. Actualmente, también se pueden recibir las facturas en formato FacturaE.
- El siguiente paso consiste en extraer los datos de las facturas de proveedores recibidas tanto en papel como en PDF y validarlos. Esta validación se hace a través de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) que básicamente es un proceso de digitalización que trasforma el texto que aparece en una imagen en un archivo de texto que se podrá editar.
Como comentaba en el punto anterior, ahora también se reciben facturas en formato FacturaE, en estos casos no hay necesidad de OCR.
- Ahora toca aprobar las facturas. Cada uno de los aprobadores podrá visualizar la factura así como los metadatos extraídos anteriormente. En caso de que la factura esté correcta pasaremos al siguiente y último punto:
- ¡Las facturas de proveedores se contabilizarán de forma automática en vuestros ERP!
Gracias a la automatización de este proceso primero evitaréis las tareas que se repiten y que no aportan ningún valor a la empresa y segundo, tendréis una información real del proceso financiero que os ayudará a tomar decisiones a tiempo.
[Os dejamos el link para que veáis como realizamos este proceso y nuestro caso de éxito en Grupo Vallformosa: https://www.youtube.com/watch?v=VH8kDF1aZPw&t=3s ]
