Los responsables financieros que quieren comenzar a implementar un proyecto de automatización y mejora de su proceso de facturas de proveedores, se cuestionan cómo poder justificar internamente la inversión que deberá destinarse a este proyecto.

Aunque para muchas de estas empresas, al no conocer que hoy en día existen soluciones de negocio que permiten automatizar y mejorar este proceso sin tener que realizar grandes inversiones en la compra de licencias ya que se ofrecen en modalidad SAAS (pago por uso), les hace suponer que siguen siendo proyectos que no se pueden permitir, y no es así.

La realidad muestra que, tales proyectos de automatización y mejora, logran un éxito significativo cuando son vistas como un objetivo de negocio, que traerá consigo beneficios económicos y que resolverá problemáticas relevantes en la organización.

¿Cuánto nos va a costar?

Es una información que fácilmente podemos aportarte desde Diggics porque disponemos de la experiencia de haber puesto en marcha muchos proyectos de automatización y mejora de este proceso en empresas de diferentes sectores, por lo que podemos realizar una valoración de que supondría para tu empresa poner en marcha este proyecto.

¿Qué beneficios vamos a obtener?

A nivel económico, la automatización del proceso de facturas de proveedores permite recuperar rápidamente la inversión realizada observando las siguientes mejoras económicas:

• Los gastos derivados de la gestión manual del proceso financiero se ven reducidos.
• Las ineficiencias producidas en las tareas manuales son eliminadas.
• Se aumenta la eficiencia y agilidad en las actividades que se necesitan llevar a cabo en cada una de las facturas recibidas (validaciones contra pedidos/albaranes, aprobaciones, entrada de la información en el ERP/DMS).
• Las facturas en papel desaparecen así como todas las tareas relacionadas con la manipulación y archivado de las mismas.
• Permite optimizar los recursos financieros invertidos aumentando la rentabilidad de la empresa.

¿Cómo justifico la inversión?

La inversión realizada en la solución seleccionada para la automatización del proceso de facturas de proveedores vendrá determinada por la modalidad de licenciamiento escogida.

La tendencia de las empresas en apostar por soluciones en modalidad SAAS (pago por uso) ha hecho que este tipo de proyectos esté al alcance de cualquier tipo de empresa, ya que ofrecen la gran ventaja de eliminar la necesidad de realizar importantes inversiones en la compra de licencias y únicamente contratar lo que se necesita, además te permite ir incorporando nuevos usuarios y funcionalidades a medida que se van necesitando.

Las licencias en modalidad SAAS (pago por uso) de las soluciones DiggiHub y DiggiCar nos permite poder ofrecer proyectos de automatización mucho más acotados económicamente.

Así pues, conociendo todas estas mejoras producidas en la organización tras la implantación de una solución de automatización y mejora del proceso de facturas de proveedores en todo su ciclo de vida (desde la recepción de la factura en papel hasta que se contabiliza de forma automática en el sistema ERP/DMS pasando por los procesos de validación de la factura y aprobaciones al pago de las mismas) estamos ya posibilitados para calcular el ROI de esta automatización (ROI económico) que se calculará de la siguiente manera:

ROI (%)= [((Ahorro total anual x nº de años) – Inversión inicial) / Inversión inicial] x 100

Si el ROI es positivo significa que el proyecto es viable (mientras mayor sea el ROI, un mayor porcentaje de rentabilidad se conseguirá en el proyecto). Pero si el ROI es menor o igual que cero, significa que el proyecto no es viable.

Otro aspecto que podemos medir, con la información que disponemos es el conocido como Payback, tiempo de retorno o tiempo de recuperación de la inversión.

Payback (Años) = Inversión inicial / Ahorro anual total.