Integración con quiter:
¿Cómo se integra con QUITER?
Actualmente, tenemos 3 web services desarrollados para:
- Extraer los datos de los maestros de QUITER
- Insertar facturas pendientes de contabilizar de Diggics a QUITER. Mediante la respuesta del servicio web QUITER comunicará a Diggics si la inserción se ha completado correctamente, comunicando el nº contable asignado a la factura. Si ocurre algún error en la inserción, la respuesta del servicio web comunicará dicha incidencia a Diggics para dejar la factura con esta incidencia asignada y en el circuito que corresponda.
- Comunicar el resultado de la contabilización de QUITER a Diggics. QUITER avisará a Diggics cuando la factura se contabilice correctamente, enviándole el nº contable y la fecha de vencimiento de la factura.
Una de las conexiones con QUITER comprueba que el proveedor esté dado de alta en nuestros maestros. En caso que no esté, ¿lo daría de alta?
No, los proveedores hay que darlos de alta en QUITER. Si entra una factura y el sistema no la reconoce, hay que dar de alta el proveedor en QUITER y luego procesarla.
Las facturas de vehículos nuevos se reciben automáticamente en QUITER. ¿El sistema cómo las comprueba? ¿Se pueden visualizar?
Sí, el sistema está preparado para procesar las facturas integradas. Estas facturas tienen datos propios (IDV, matrícula, bastidor…). Cuando QUITER genera la factura, manda un evento a Diggics que se ha contabilizado una factura. Cuando Diggics recibe esa factura y la procesa, automáticamente se realiza el matching y la factura entra directamente en Diggics como contabilizada con toda la información correspondiente.
¿Se encargan de la integración de las facturas que ahora nos llegan en papel desde la marca?
Sí, para tratar todas las facturas en papel, disponemos de una solución homologada por la AEAT para destruir el papel: La digitalización certificada. Justo cuando se escanean las facturas, se firman electrónicamente con un certificado propio de su empresa y se convierten en originales a guardar con plena validez legal. Es entonces cuando se puede destruir el documento en papel.
No obstante, nuestra solución se integra con los portales de las marcas para descargar automáticamente las facturas y procesarlas directamente.
¿Cada cuánto se actualizan los datos con QUITER? ¿Se puede actualizar varias veces al día?
La integración con QUITER es vía webservices, actualmente la información se actualiza varias veces al día, normalmente cada 4h.
Portal de proveedores:
Si un proveedor sube una factura a través del portal de proveedores, pero esta factura incluye varios departamentos y tiene que repartirse entre varias empresas del grupo, ¿cómo se tratan?
Es posible que el proveedor no tenga toda la información, pero la plataforma está preparada para que un proveedor elija uno o varios departamentos. Si con estos datos no se puede parametrizar una distribución contable automatizada porque varía en función de la factura, será la figura del gestor quien desde Diggics realizará la distribución contable añadiendo tantas líneas como sean necesarias.
¿Se deben cumplimentar siempre los datos de clasificación al subir la factura aunque sea por otro canal de entrada? ¿Esos datos pueden requerirse en la aprobación?
Es obligatorio cumplimentar los datos de clasificación siempre que la factura se reciba por el portal de proveedor. En cualquier caso, se podría parametrizar para que, independientemente de la vía de entrada, fuera obligatorio completarlos antes que la factura entre en cualquier circuito de aprobación. En este caso, cuando una factura entre en Diggics sin todos los campos de clasificación completados, se clasificaría como incidencia y sería responsabilidad del cliente completar estos datos manualmente e iniciar el workflow.
Sobre DiggiCar:
¿Si se envía una misma factura varias veces el sistema lo detecta?
Sí, una de las funcionalidades nativas de Diggics es precisamente el control de duplicados. El sistema detecta automáticamente cuando se recibe un mismo número de facturas en un mismo año fiscal. En estos casos, la plataforma las clasifica como incidencia y las deja en estado “Duplicada” impidiendo que se contabilicen o que entren en algún circuito de aprobación.
¿Si la vía de recepción de la factura es un escáner propio el sistema procesa la imagen y pasa el OCR para reconocer caracteres en su interior?
¿Si la vía de recepción de la factura es un escáner propio el sistema procesa la imagen y pasa el OCR para reconocer caracteres en su interior?
¿Puede una misma factura tener varios aprobadores de diferentes departamentos involucrados?
Por supuesto, una factura puede tener hasta 3 niveles de aprobación, indistintamente del departamento al que pertenezcan los aprobadores.
¿Las facturas de campañas de las marcas o de márgenes variables, como las trata? Además de contabilizarlas, ¿las asocia a cada bastidor automáticamente?
Se capturan los mismos datos que en las facturas de compras de vehículos. Siempre es una línea que identifica el coche (IDV, bastidor, matrícula…). A partir de los datos capturados se realiza el matching con los datos de QUITER.
¿Está previsto que Diggics se integre con el resto de departamentos? (Recursos Humanos, Expedientes Ventas, etc)
Diggics es una solución modular. Ya tenemos varios módulos prediseñados, entre ellos, Contratos de RRHH, Expedientes Comerciales, Gestión de Compras… etc.
¿El control de pagos se tiene que duplicar en la aplicación y en QUITER?
Sí, actualmente es un proceso manual. Mediante un archivo xls pautado, se exportan los estados de pago de QUITER y se importan a Diggics (panel de pagos). Esta información quedará reflejada automáticamente en el portal de proveedor cuando éstos consulten el estado de sus facturas.
A futuro se prevé que QUITER habilite un WS para enviar esta información automáticamente a Diggics. Por ahora, es el gestor el encargado de subir el archivo xls en la plataforma cada vez que quiera actualizar los estados de pago.
¿También distingue distintos tipos de IVA y Prorrata?
Sí, el sistema detecta y valida todos los tipos de IVA y Prorratas.
Integración con otras plataformas:
¿Está prevista la integración para otros DMS, además de QUITER?
Actualmente la solución tiene una integración avanzada con QUITER y Aswin, pero se podría llegar a integrar con cualquier otro DMS.
¿Habéis probado integración con Icar?
No, el sistema actualmente se integra con QUITER y Aswin, pero podría llegar a integrarse con cualquier plataforma. Tendríamos que hablar con el fabricante para estudiar esta plataforma en concreto.
¿Hay posibilidad de integración con Datacars?
Sí, Diggics se integra con cualquier plataforma, pero en este caso en concreto, todavía no está desarrollada y deberíamos ponernos en contacto con DATACARS para estudiar cómo hacerlo.
Precios y licencias:
¿Cómo se licencia la plataforma?
Las licencias de Diggics son nominales y se facturan mensualmente en función del número de usuarios dados de alta.
¿Cuál es el coste para 20 usuarios? ¿El doble que 10?
No, Diggics ofrece packs de usuarios de 10, 30 y 50 usuarios. El incremento de coste no es proporcional al número de usuarios, sino que ofrecemos un escalado por volumen. Destacar que también se pueden añadir usuarios individualmente. El precio individual varía en función del rol que desempeñen dentro de la aplicación, es decir, de las acciones que tengan permisos para realizar (consultar, aprobar, administrar…).
